Para as empresas que atuam no setor de transporte de cargas é necessário que se atente as documentações exigidas para realização dessas atividades. Neste sentido, é importante saber que há documentos obrigatórios para todos e outros que são destinados a certos tipos de operações. Além disso, as mercadorias precisam estar devidamente acompanhadas de seus respectivos comprovantes e notas fiscais que são emitidos pelo fornecedor até o consumidor final. E com a era da informatização existe a possibilidade de preencher e armazenar alguns desses documentos eletronicamente. Vale lembrar que o transporte realizado sem a documentação obrigatória sofre penalidades determinadas por lei.

Diante disso, para entender melhor sobre este assunto, a seguir veja quais são as principais documentações para atuação eficiente no transporte de cargas. Confira!

Os documentos importantes para atuação no transporte de cargas

No Brasil, o transporte de cargas, independentemente do modal utilizado, exige documentos e notas que devem acompanhar os produtos transportados desde a sua saída no fornecedor até que sejam entregues ao destinatário final. 

Desse modo, estes documentos têm como finalidade a comprovação do produto em transporte, bem como para controle e fiscalização interno e externo. Devido a isso, é essencial que a sua utilização seja feita de maneira correta.

Logo, entender e conhecer sobre os diferentes tipos de documentos para o transporte de cargas é crucial para assegurar que a documentação correta acompanhe a carga durante todas as etapas logísticas. Além disso, garante maior eficiência e segurança das operações. 

Em razão disso, entre os principais documentos obrigatórios estão, por exemplo:

Nota Fiscal (NF-e) 

Refere-se a nota fiscal eletrônica, que é emitida e armazenada eletronicamente e por isso existe apenas no meio digital. Tem como objetivo documentar uma ação de venda de mercadorias ou prestação de serviços, com validade jurídica atestada pela assinatura digital do remetente, sendo então autorizada pelo órgão competente da unidade da federação do contribuinte. Com isso, simplifica o registro para o consumidor, emissor da nota fiscal e órgãos públicos, além de aumentar a velocidade na circulação das informações. 

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe)

Este documento nada mais é do que a representação da nota fiscal eletrônica e serve para proporcionar o acesso à NF-e e ainda, auxilia na comprovação de entrega da mercadoria ao cliente. Ou seja, trata-se de uma representação gráfica, porém não o substitui, pois ele é exigido em todo percurso, desde o embarque até o destino final. 

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e tem como função principal documentar a prestação de serviços de transporte de cargas intermunicipal e interestadual. Dessa maneira, ele também é produzido e armazenado eletronicamente, com validade jurídica, contábil e fiscal, os quais são assegurados por meio da assinatura digital do emissor da carga e pela autorização do uso feito pela receita federal, antes da atuação do transporte. 

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

Trata-se da representação gráfica do CT-e, o qual ajuda no rastreamento dos produtos que são transportados e, geralmente, é utilizado para realizar a busca dos dados sobre o CT-e no portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ). Este também não substitui o CT-e e vice-versa, já que para o controle fiscal é o DACTE que vale na prática.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e é emitido pela transportadora ou outras empresas que estejam presentes na operação e que farão o transporte por meio de veículos próprios ou mediante contratação de serviços terceirizados. A partir disso, ele é gerado e armazenado eletronicamente com o intuito de garantir maior rapidez nos registros em lotes de documentos fiscais que estejam em deslocamento. O seu objetivo é principalmente fazer com que os processos sejam padronizados por meio de um único documento, facilitando assim a fiscalização. 

Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)

Registro do veículo de porte obrigatório a todos proprietários de automóveis. É também conhecido como licenciamento, que comprova as obrigações legais para que o veículo seja autorizado a transitar. No entanto, somente é liberado o CRLV e a autorização quando são pagos os seguintes impostos:

• IPVA;
• seguro obrigatório (DPVAT);
• taxa de renovação de licenciamento (necessário para a emissão do CRLV);
• pagamento das multas de trânsito pendentes e já vencidas.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

Este é o seguro de responsabilidade civil por danos a terceiros ocasionados por meio da ação do transporte rodoviário de cargas. Assim sendo, a sua responsabilidade é da transportadora, além de ser válido em todo o território nacional. De modo geral, é acionado quando ocorrem acidentes para que haja indenização referentes aos prejuízos. 

Cuidados para a gestão de documentos

Ao conhecer todos os documentos, em seguida, é importante que tenha  os devidos cuidados. Tais como:

• Definir processos e rotinas para a gestão de documentos;
• Digitalizar documentos em papel e adotar gestão eletrônica;
• Atenção com à temporalidade dos documentos e o período exigido por lei para seu armazenamento;
• Obtenção de assinatura digital e certificado digital para os documentos eletrônicos;
• Usar um sistema de gestão de documentos.

Portanto, os documentos são primordiais para o controle do transporte e eficiência das operações, visto que conferem as obrigações fiscais a serem cumpridas pela empresa. Deste modo, garantem que estejam em dias com a legislação exigida para execução efetiva das atividades do setor.